Современный бизнес в нашей стране ставит перед руководителями непростую задачу – оставаться на высоте в условиях жесткой конкуренции. И единственная возможность не потерять свои позиции на стремительно обновляющемся рынке – автоматизация бизнес-процессов. Данный термин подразумевает под собой упорядочивание стандартных взаимодействий внутри компании, сведение их к единому знаменателю, внедрение систем контроля и организацию необходимой системы доступа к тем или иным данным.

Если рассмотреть произвольную компанию, то в самом процессе ее функционирования можно выделить типовые протоколы. К примеру, все компании вынуждены вести бухгалтерский, кадровый и налоговый учет. Специалисты, которые занимаются этими вопросами, в большинстве случаев тесно взаимодействуют между собой. Но отсутствие четкой регламентации в общении может приводить к потере или искажению информации, что в условиях современного налогообложения крайне нежелательно. Или, допустим, работа отдела продаж не только напрямую определяет прибыль компании, но и влияет на отделы сбыта и реализации. И при некорректном обмене информацией могут серьезно возрасти расходы на логистику или даже возникнуть проблемы с клиентами. Но самая главная задача, которую призвана решить автоматизация бизнес-процессов – информированность руководства компании о текущей ситуации.

В основе автоматизации, как понятно из названия, лежит использование специализированного программного обеспечения, которое позволит зафиксировать и четко прописать регламенты для всех типовых взаимодействий между отделами и конкретными сотрудниками. Классический пример – создание единой базы данных организации, доступ к которой в том или ином объеме имеет каждый сотрудник компании. При грамотной настройке такая база позволит напрямую связать все направления, все бизнес-процессы. Бухгалтерия сможет планировать поступление денежных средств на основании работы отдела продаж, менеджеры - оперативно отслеживать поступления оплат от своих клиентов, логисты – заранее планировать сбыт и отгрузку товара, и далее до бесконечности. Что немаловажно, в подобной ситуации все взаимодействия не только отслеживаются, но и сохраняются в базе. Именно это позволяет избежать потери данных при передаче их между отделами.

Важно понимать, что автоматизация – процесс многокомпонентный. И если вы не хотите, что этот процесс стал всего лишь лишней финансовой нагрузкой для вашего бизнеса, необходимо подойти к вопросу профессионально. В частности, специалисты компании «Тэсонэро» категорически рекомендуют проводить полномасштабный IT-аудит, по результатам которого и будет определяться объем необходимых изменений. Прежде всего, результаты такого аудита позволяют руководству более внимательно оценить внутренние бизнес-процессы. Возможно, каким-то направлениям уделено незаслуженное внимание в то время как важные для организации моменты никто не контролирует. Кроме того, аудит позволяет выявить так называемые контрольные точки – пересечения разных бизнес-процессов, которые требуют активного контроля и участия руководства. Ну, и наконец, грамотные специалисты помогут свести к минимуму расходы на автоматизацию за счет профессионального выбора оборудования и программного обеспечения, исходя из конкретных задач для каждого компонента единой системы.

Стоит отметить, что при принятии решения о внедрении автоматизации не стоит опираться на такой показатель, как размер компании и количество сотрудников. Автоматизация одинаково важна и для крупных холдингов, и для небольших старт-апов. Объясняется это тем, что систематизация внутренних процессов не только упорядочивает работу организации, но и минимизирует потенциальные убытки. Единая система контроля позволяет четко разграничить должностные обязанности, прописать зоны ответственности и контролировать выполнение основных задач. Экономия как внутренних ресурсов, так и рабочего времени позволяет оптимизировать не только сами рабочие процессы, но и штатное расписание, что зачастую приводит к существенному сокращению основных статей расходов. Одним словом, для современного бизнеса автоматизация стала важным и - что главное, - эффективным инструментом повышения рентабельности компании любого уровня.